身近な方が亡くなった時、勤務先に伝えた方が良いこと（ご自身の勤務先編）

身近な方が亡くなって、仕事を休まなくてはならなくなった時、
できるだけ早めに勤務先に連絡を入れる必要があります。

そんな時に何を伝えれば良いのか、迷ってしまったことございませんか？

このブログでは身近な人が亡くなり、ご自身の勤務先に連絡を入れる際に
伝えた方が良いことを理由と共にご紹介いたします。

どうやって勤務先に伝える？

仕事を休んでご葬儀に参列したり、準備や諸手続きをしたりする方も多くいらっしゃると思います。
休むことが決まったら、速やかに会社の上司もしくは総務課に連絡を入れるようにしましょう。

一番理想的なのは、まず電話で簡潔に連絡を入れた後、メールで詳細を伝える方法です。
口頭だけではなく、文面で記録に残るメールを使うと良いでしょう。

勤務先に伝えた方が良いこと

お伝えした方が良いことは５つございます。

1. ご自身から見てどの関係の方が亡くなったのか
2. どのくらいの期間、休暇を取得するのか
3. ご葬儀の形式や日程
4. お香典やご教科の取り扱い
5. 休暇中の連絡先

1. ご自身から見てどの関係の方が亡くなったのか

まずはご自身から見て、どの関係の方がなくなったのか、を伝えます。
なぜなら忌引休暇を取得できる日数は、続柄によって異なるからです。

ここで一般的な続柄別の休暇日数をご紹介いたします。

続柄	一般的な忌引休暇の日数
配偶者	10日
ご自身のご両親	7日
ご自身のお子様	5日
ご自身のご兄弟・ご姉妹・祖父母、 配偶者のご両親	3日
ご自身の叔父・叔母、 配偶者のご兄弟・ご姉妹・祖父母	１日

ただし、休暇日数について法的な決まりがあるわけではないので、
会社によって個別で定められていることもございます。

また、喪主を務める場合は、通常より少し長めに
忌引休暇を取得できるよう設定している会社もあるようです。
ですので、ご自身が喪主をお務めになる場合は、
合わせてお伝えすると良いでしょう。

2. どのくらいの期間、休暇を取得するのか

続いて、どのくらいの期間、休暇を取得する予定なのかを伝えます。
勤務先にとって、休暇期間は重要な内容です。

例えば、休暇日数すべてを忌引休暇でまかなえるのか、
それとも有給休暇あるいは欠勤をつけなくてはならないのか、といった項目は、事務処理を行う上で必要です。

また、残務を上司や同僚が対応することもあるでしょう。
その場合は何日後に復帰するのかがわかると、どこまでの業務は代わりにやっておいた方が良いか、
会議に参加する代役を立てなくてはならないのか、などが明確になります。

まだ葬儀日程が決まっていない段階だと、
どのくらい休暇が必要なのかよくわからない方もいらっしゃると思います。
最初は「しばらくお休みをいただきます」などと伝え、
見通しが立ってから早めに詳しい休暇期間を伝えても良いでしょう。

3. ご葬儀の形式や日程

会社関係者やご近所の方にも広く参列していただく一般葬であれば、同じ職場の同僚も参列できますが、
近親者のみで執り行う家族葬の場合、同僚は参列しないことが一般的です。

もし家族葬である場合は、
「故人の遺志を尊重し、葬儀は近親者のみで執り行います」
とお伝えすると良いでしょう。

葬儀日程は、家族葬の場合は伝えなくても良いのかな、とお思いになる方もいらっしゃるかもしれません。
家族葬でも葬儀日程は伝える必要があります。

葬儀日程は、喪主様やご家族様の予定のほか、
式場・火葬場の空き状況や菩提寺のご都合を踏まえて決定することが一般的です。
まだ葬儀日程が決まっていない場合は、
「葬儀の日程は、決まり次第メールでご連絡いたします」
と電話で伝え、のちに送るメールに日程を記載しても問題ありません。

4. お香典やご供花の取り扱い

福利厚生の一環として、お香典やご供花を用意される会社も少なくありません。

しかし家族葬を執り行う方の中には、親族・知人・会社関係者問わず
これらのご厚志を辞退されることを希望する方もいらっしゃいます。
この場合は、
「ご厚志につきましては、誠に勝手ながら辞退させていただきます」
と予め伝えておくことをおすすめいたします。

それでも親しい上司や同僚などから、
故人的にお香典をお渡しいただくこともあると思います。

断ることが難しかったり、失礼に当たったりと受け取った方が望ましいケースもあります。

事前にそのような場合の取り扱いについて、ご家族間でよく検討されておくと良いでしょう。

5. 休暇中の連絡先

休暇中に業務の連絡もあると思いますが、
忌引休暇取得に必要な情報や、ご葬儀についての連絡が勤務先から入る可能性が考えられます。

社用携帯より故人の携帯電話の方が連絡がつきやすいのであれば、
念の為そちらも伝えておくことをおすすめいたします。

まとめ

ご逝去された後、ご親族に訃報を案内したり、葬儀社との打ち合わせをしたりと忙しく、
勤務先への連絡をつい後回しにしてしまう方もいらっしゃるのではないでしょうか。

しかし会社でも休暇取得に必要な手続きがありますので、
忘れず、できるだけ早めに連絡を入れるようにしましょう。

ご逝去してすぐだと、ご葬儀の形式や日程、ご厚志の取り扱いなど
定まっていない項目も多くあると思います。

まずは電話連絡をして、詳細が決まってからメールで追って連絡をすると良いでしょう。