お悔やみメールのパターン別〜ビジネス版〜

多くの人と繋がることが増えた現代社会において、仕事の関係者にまつわる訃報を聞くこともあるでしょう。上司などの社内関係者だけでなく、取引先の担当者や、その方の上司または身内の方が亡くなられたと連絡を受けることもあるかもしれません。

そこで今回は、仕事上の関係者から訃報を受け取った際の適切なお悔やみの言葉の伝え方や、ビジネスでの関係性を踏まえたお悔やみメールの作り方についてご紹介いたします。

友人や親戚に送るお悔やみメールについては、「お悔やみメールのパターン別〜友人&親戚版〜」の記事で解説しているので、合わせてご参考にしてください。

目次

お悔やみの気持ちをメールで伝えてもOK?仕事関係者の訃報対応

仕事にかかわらず、現代ではメールやLINE、チャットツールなどで文章を送る機会が増えています。とはいえ、訃報という悲しい出来事に対して、メールで気持ちを伝えても良いものかと悩む方も多いことでしょう。

結論からお伝えすると、まず気持ちを伝えるという意味でお悔やみメールは送っても構いません。メールや口頭など形を問わず訃報を受け取ったら、いち早くお悔やみの言葉を伝えることが大切です。特にビジネス上の繋がりとはいえ親しい間柄であり、メールで訃報を受けた場合は、メールで相手をいたわる言葉を伝えるとよいでしょう。

弔問・葬儀参列の確認や弔電の手配も忘れずに

メールでお悔やみの言葉を伝えるのはあくまで簡略的なものです。メールを送ったから大丈夫と思わず、直接哀悼の意を伝えられる機会を早めに作るようにしてください。お悔やみの言葉を正式に伝える方法としては、弔問や葬儀参列などで直接話すことですが、それができない場合は、弔電や手紙などでお悔やみの言葉を伝えるようにしましょう。

お悔やみメールを送るメリット・デメリット

では、ビジネス関係者にお悔やみメールを送ることのメリット・デメリットについて、簡単に解説いたします。

メリット1.  故人を偲ぶ気持ちがすぐに伝わる

メールは弔電や手紙より早く文章を送れるツールです。そのため、お悔やみの言葉もすぐに届けられることが、お悔やみメールを送る最大のメリットです。弔電や手紙は、相手に届くまで1日以上かかってしまいますが、メールなら即時に相手に伝えることができます。相手を思いやる気持ちがすぐに伝わることで、メッセージをもらった側も力となり励まされることでしょう。

メリット2.  形式を問わずに気持ちを伝えられる

ある程度のひな形はあるとはいえ、自分の思いを素直に綴りやすいこともメリットの一つです。弔電や手紙は形式的になりがちなため、葬儀などきちんとした場には向いていますが、どうしても個性を出しにくい文面になってしまいがちです。相手との関係性にもよりますが、自分なりの文章で故人を偲べることもお悔やみメールのメリットです。

メリット3.  受け取る側の心身の負担が少ない

ご不幸があった前後というのは、葬儀の準備や各種手続きに追われて忙しいものです。弔問などで直接伝えることも大事ですが、相手側に話をする余裕がない場合もあるでしょう。メールはすぐに読んでも後で読んでも問題がなく、自分のタイミングでいつでも読めるため、受け取る側の負担が軽くなります。

デメリット1.  相手次第では失礼になってしまう

相手が目上の方・ご年配の方などは、簡単に送れてしまうメールを使うのは失礼だと感じる可能性があります。お悔やみの言葉は、本来直接会って伝えるか、弔電・手紙などの文面で伝えるのが正しいマナーです。相手によっては不快感を覚えるかもしれないことを頭に入れておきましょう。

ただし、相手がどう感じるかは関係性にも左右されます。目上の方でも親しい間柄の場合は、メールでも失礼にあたらないこともあります。

デメリット2.  マナー違反が文面に残ってしまう

文章で残ると助かる一方で、誤字脱字があった場合に、それも一緒に残ってしまうというデメリットがあります。このあと御紹介しますが、お悔やみの気持ちを伝える際に避けるべき忌み言葉というものが存在します。誤字脱字に限らず、忌み言葉が存在した文章を送る可能性はゼロではありません。そのため、メールを送る際は必ず読み返し、相手に失礼がないか確認するようにしましょう。

お悔やみメール作成時に大事な4つのマナー

ビジネス上でかかわりがある方とやり取りするうえで大事なのはマナーです。親しい関係性だとしても、ある程度マナーを守らないと相手が不快に感じてしまいます。これから紹介する4つのマナーは最低限おさえておきましょう。

1.  メールを送る相手と何で読むかを考える

1点目に気を付けるべきは送る相手です。目上の方や、パソコンやスマートフォンに慣れていないご高齢の方にメールを送るのは避けましょう。逆に訃報をメールで受け取った場合や取引先関係者の場合は、すぐに対応すべきなので、お悔やみメールを送るようにしてください。

また、メールを読むツールに配慮した文面にすると更によいでしょう。例えば、スマートフォンなど携帯に送る場合は、できるだけ短い文章にまとめるようにします。また、葬儀の合間に確認する可能性もあるため、すぐ読み切れる文書量にすることも思いやりです。

パソコンメールに送る場合は、ある程度長文にしても問題ありません。特に取引先のパソコンメールに送る場合は、会社を代表した言葉として、失礼のない内容になるように心がけましょう。

2.  敬語や丁寧語で送る

普段はある程度くだけた言葉でやりとりしている場合でも、お悔やみメールを送る際はきちんとした言葉遣いを使うようにしましょう。相手の状況に問わず、いつも以上に失礼な内容にならないよう気を配って文章を作るようにします。

また、故人を指す敬称が複数存在しています。送る相手によっては、以下のような敬称を使うようにしましょう。

亡くなられた方

敬称

ご(御)尊父様、お父様、お父上(様)

ご(御)母堂様、お母様、お母上(様)

祖父母

ご祖父(母)様、御祖父(母)様

ご(御)主人様、ご(御)夫君様

ご(御)令室(様)、ご(御)令閨〈れいけい〉(様)

子ども

ご子息(様)、ご息女(様)、ご令息(様)、ご令嬢(様)

3.忌み言葉に注意する

これはお悔やみの言葉を伝える際、すべてに共通しますが、忌み言葉は避けてください。有名な忌み言葉は以下の4つです。

  • 「いろいろ」などの繰り返し言葉
  • 「再三」といった繰り返しを意味する言葉
  • 「死亡」「生きていたころ」など直接的な表現
  • 「別れ」「切れる」といった不幸を連想する言葉

また、忌み言葉ではありませんが注意すべきお悔やみの言葉があります。それは、訃報を聞いた際に「ご冥福をお祈りいたします」という言葉を使う方もいるかもしれませんが、実は仏教的な意味合いが強い言葉です。相手の宗派がわからない場合は「お悔やみ申し上げます」「ご愁傷様です」など、別の言葉を使うようにしましょう。

4.  本文は簡潔に

身内に不幸があった場合は、葬儀の手配や関係者対応、各種手続きで忙しい状態です。長文のメールはかえって迷惑になるため、文章は簡素に仕上げてください。相手に手間を取らせないように、ビジネス文章の基本である挨拶などの前置きはなくす、件名を「この度はご愁傷様です」にするなど、相手が対応しやすい文章になるように工夫しましょう。

実際に使える!ビジネス版お悔やみメールの文例

お悔やみメールは弔電や手紙のような、かしこまった文面にする必要はありません。しかしビジネスシーンの1つなので、ある程度マナーに則った内容にする必要があります。そこで、ひな形としても使えるメールの例文を3つご紹介いたします。

社内の人の訃報に対するお悔やみメール

①上司に送る場合

件名/【△△部 自分の名前】お悔やみ申し上げます。

この度の訃報、残念でなりません。
大変だと思いますが、どうかご無理をなさいませんように。

仕事のほうは気になさらず、私たちにお任せください。
何かお手伝いできることがあればいつでもご連絡ください。

メールでのお悔やみとなりましたこと、お詫び申し上げます。
(故人)様の安らかなご永眠をお祈りいたします。

なお、ご返信は不要です。


②同僚・後輩に送る場合

件名/◯◯です。お悔やみ申し上げます。

(故人)様のご逝去を悼み、心よりお悔やみ申し上げます。

何かと大変だと思いますが、お体をお大事になさってください。
仕事に関して必要なことがあれば、いつでもご連絡ください。

××(相手)さんが(故人)様とのお別れの時間をゆっくり過ごせるよう願っています。
なお、このメールへの返信は不要です。


③取引先の訃報に対するお悔やみメール

件名/【◯◯株式会社 ✕✕より】お悔やみ申し上げます

株式会社◯◯ △△様

この度の訃報、心よりお悔やみ申し上げます。

ご葬儀に伺えないため、失礼ではございますがメールにてお悔やみをお伝えさせていただきました。

現在進めておりますお取引の件は、落ち着かれてからのお返事で結構です。
お時間ができましたら改めてご連絡ください。

なお、返信のお気遣いは不要でございます。

心から哀悼の意を表します。

まとめ

現代のビジネスシーンでは、メールやLINE、チャットツールなど、文章で連絡することが格段に増えています。お悔やみメールを送る場面も増えていることでしょう。そのためにも、マナーを知っておく必要があります。

お悔やみメールを送る際は、普段以上に相手が失礼に感じないように配慮することが重要です。忌み言葉に限らず、言葉遣いひとつとっても気を配るようにしましょう。

また、お悔やみメールは、あくまで簡略的に気持ちを伝えるための方法でしかありません。相手によっては弔電を手配するなど、マナーに則ってお悔やみの言葉を伝えるようにすると良いでしょう。

なお、友人や親戚に送るお悔やみメールについては、「お悔やみメールのパターン別〜友人&親戚版〜」の記事で解説しているので、合わせてご参考にしてください。

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