葬儀の受付を頼まれたけど・・・やり方、よく分からないっていう方・・・いらっしゃいませんか？

葬儀の受付を頼まれたけど、葬儀の受付自体、めったにやる事がないものだし、または、1度もやったことないから、一体何をするのか？分からない。どんな言葉がけをすればいいのか？分からないから不安になるとよく伺います。それもそのはずです、葬儀の受付はめったに経験することがないため、依頼された側は何をするのか不安になるものです。葬儀は故人の死を悼み、身を慎む場であります。参列するだけでも緊張を感じるものですが、受付係は更に遺族の代わりに最初に弔問客を迎え入れる大事な役割ですので、緊張はより大きなものに違いありません。

そして、重圧なのは香典等のお金！を取り扱うこともあり責任ものしかかって来ると思います。でもこの記事を見ていただければ、もう安心です。葬儀の受付係を依頼された場合、どのようなことに気をつけなければならないか？どんな挨拶、どんな受け答えをすればいいか？受付のやり方を弔問客が葬儀場に入ってきた時から時系列に案内します。絶対忘れてはいけない注意・気をつけるべき点も後半詳しく説明しています

地域や葬儀規模、習慣によって違いはありますが、基本を抑えていれば、あたふたせずに落ち着いて対応できます。これから葬儀会場に向かう途中でも間に合いますので最後までご視聴ください。最新版、知っておくべき葬儀の受付マナーを分かりやすくお伝えして参ります。葬儀の受付をされる方の少しでも参考・手助けになれば幸いです。

最新版！葬儀の受付のやり方を時系列にご紹介します

1. 準備

葬儀の受付を依頼されたら、お葬式の開式時間と葬儀場の場所を確認してください。開式の１時間半前くらいには、葬儀場の受付に行きましょう。例えば、夜7時から通夜が始まる場合、開式の１時間前の夕方6時くらいから弔問の方がいらっしゃるので、午後6時には受付対応が出来ているように、集合時間は午後５時30分ごろまでに受付に集合しましょう。葬儀者スタッフより受付のやり方の説明を受けるのが10分から15分かかります。お葬式の流れや会場のレイアウト、例えば化粧室・トイレや喫煙所は、どこにあるか？直接足を運んで確認しておきましょう。それに約10分かかります。一般的に、受付の方は香典とご芳名カードを受け取って挨拶をしていただくフロントの方と、香典の中身のお金が合っているか？確認し、香典袋とお金を分けて保管会計をするバックの方とに分かれて、分業でやっていただいています。受け取るフロントの方というのは弔問客にこのようなカード タイプのご芳名カードに書いていただく依頼をし、記帳してもらった後に香典とご芳名カードを一緒に受け取ります。フロントの方がバックの会計の方に渡したら中身の金額と香典に記載の金額があっているか？確認し、お金はお金で、香典袋は香典袋でまとめて保管します。これが受付の簡単な流れで分業作業なので簡単です。そして、葬儀社スタッフは事前にご遺族に、どのように受付して欲しいか？などのご意向を伺って確認しています。受付のやり方もご遺族によって一般と違うこともあります。実際にあったお話しですが、香典袋の中身は開けないで、まとめて保管しておいて欲しいという希望がありました。つまりお金の中身の確認は一切しなくていいということです。そういったご遺族のご希望も含め　受付のやり方を葬儀社スタッフから　受付の皆さんへお葬式が始まる前に説明があります。タクシーの利用などさまざまな質問もされますので、弔問客に　タクシーを呼んでと言われたら、どうすればいいか？葬儀社スタッフに事前に聞いておきましょう。葬儀場ホールの壁にタクシーの電話番号一蘭が貼り付けてあるところも多いです。

2. 弔問客がお越しになったら挨拶をする！挨拶・言葉がけ

ここからは実際の受付の仕事になりますので大事です。遺族の代理として、1番最初に弔問客と顔を合わせるため、きちんとした挨拶や振る舞いをするよう気をつけましょう。厳かな場であるため、落ち着いたトーンで話します。

挨拶・言葉がけは

『 本日はお忙しい中お越しいただきまして、ありがとうございます』

『おしそがしい中、ありがとうございます』などと、遺族の代わりにお礼を 述べます。 

弔問客が喪主の親族である場合には「このたびはお悔やみ申し上げます」と言い添えます。

★「誰が弔問に訪れたのか」は喪主にとって大切な情報です。漏れのないようにしましょう。　

ご芳名カードには名前だけでなく住所・電話番号まで記載があるか？確認します。これは喪主などが、後日、お香典返しをする場合や、お礼の連絡を取るために必要な情報で、お名前・住所・電話番号の最低限３つをなるべく書いてもらうようにしてください。

『恐れ入りますが　こちらに住所とお名前　電話番号をご記入ください』と

丁寧に 伝えましょう 。また、ご芳名カードには、切り込みが入っているので、名刺をお持ちなら名刺を差し込んでいただければ、わざわざ名前・住所等、書いていただかなくて済みますので、弔問客も受付の方も時短になります。

3、御香典とご芳名カードを受け取る

弔問客から香典とご芳名カードを受け取る際の挨拶・言葉がけは

「お預かりいたします」と告げて受け取ります。その際は、両手で受け取ることを意識しましょう。受け取った後は　ゆっくりと一礼します。遺族側が香典を辞退していても、香典を持参する方がいることもあります。その際は「ご遺族（あるいは故人）の意志（故人の場合は遺志）により、香典は辞退申し上げております」と説明しましょう。

4、 引換券・または返礼品を渡す

ご芳名カードと香典の受け取りが済んだタイミングで引換券、または返礼品を渡します。

4、会場への案内

引換券を渡し終えたら「こちらからどうぞ」とお葬式会場の入口を手で指し示して、弔問客を案内しましょう。

5、香典とご芳名カードを会計係に渡す

弔問客が受付から離れたら　香典とご芳名カードを会計係に渡します。会計係は受付係のすぐ後ろや、隣にいることが多いです。弔問客が途切れない場合は、ある程度まとまったところで会計に渡しましょう。

ここまでが一連の流れです。

ここからが注意しなくてはいけない受付の仕事になります

ここは何回も聞いていただきマスターしてください。間違えると弔問客、ご遺族にも迷惑がかかってしまう所です。

注意、気をつけなきゃいけないケース１

3の御香典とご芳名カードを受け取るフロントの係の仕事の時に、お香典を複数預かってくる方もいらっしゃいます。複数お香典を持ってきて下さった方に、預かってきた方の分まで１香典袋に対して１ご芳名カードを書いてもらってください。住所まで分からないなあ、、と言う方もいらっしゃると思いますが、香典の袋の裏や内袋とかに、住所や電話番号が書かれていることが多いです。それを見ながら分かる所までまででいいので書いてもらってください。

注意、気をつけなきゃいけないケース2

そして忘れてはいけないのが、お香典を預かったら忘れずに引き換え券という小さい控え券・カードみたいのがありますので、それを香典袋の数だけ渡します。御香典が1つの人は1枚、3つ持ってきた人は3枚です 。これはお焼香の後に　返礼品ととりかえになりますので、渡し損ねがないように気を付けて 下さい。

注意、気をつけなきゃいけないケース3

連盟の香典袋を持ってきた方の処理についてです。連盟の方はご芳名カードは1枚で書いてもらってください。連盟とは、、、このような香典袋になります。例えば御香典袋に3人のお名前が連なっています。お香典袋が1つなので連盟の人の分、3人分記帳カードを渡すと、会計が集計する時に混乱します。1枚の記帳カードに１つの香典袋に記載のある連盟の３人様のお名前を書いてください。そして連盟で持参された方に、いくつの返礼品を渡すべきか？人数分の引換券を渡していいのか？悪いのか？事前に葬儀社スタッフから説明がありますので、喪主の意向の数の引きかえけんを渡してください。連名でお香典を持ってきた場合、中身の問題になるのですが、1万円ずつ3人で合計3万円入っている連盟の場合、返礼品が3つ欲しいわけです。また、職場で千円ずつ5人分ずつと持ってきた場合、おそらく返戻品は１つでいいですっていう風に言うと思われますが、葬儀終わって、あとになってから受付で返礼品渡してくれなかったっていう風に言われたり、または受付に余計に渡されたという風に、こちらのせいにされてはいけませんので注意が必要な所です。喪主の意向と違う返礼品の数を希望される場合、相手方に返礼品はおいくつ必要ですか？と聞いていただき葬儀社スタッフにどう対応したらいいか？確認を忘れないようにしてください。

注意、気をつけなきゃいけないケース4

ここでやって欲しいことです！フロントで預かった お香典袋と記帳カード、それぞれ例えば右上の余白に同じ数字を記載して、香典袋と記帳カードを合わせセットにして会計の方に渡します。そうすることにより万が一、記帳カード記載の金額とお金がどうしても合わない場合があった時　どの香典で合わなかったのか？数字を振ってあると後で確認しやすいからです。例えば、慌ててお葬式にいくので香典袋は用意しても中身のお金を入れ忘れる方も一定数いらっしゃいます。お金が新しくてピッタリくっついていたとか様々な原因があって、もう一度確認し直しが必要となった時の為に同じ数字を振って記載し管理することを是非やってください。

ここから受付の会計バックの仕事です！

バックの会計の方は、フロントの方から香典袋とご芳名カードを受け取って、香典はその場で袋を開けて中身の金額があっているか？直ぐに確認しましょう。ご芳名カードに入っていた金額を記入してこのようなファイルに閉じます。金額相違やお金が入っていなかった、ということもあるので、その際は、持参された方へ言葉がけとして『恐れ入りますが、香典の中にお金が入っておりませんでした。。。。』などと確認してみてください。間違いなければご芳名カードはファイルにとじ、お金はお金で香奠袋は香奠袋で各々まとめて管理します。

お焼香などで席を外れる場合は、必ずお金は受付に置いたままにしないで、受付のもう1人の方に預けて焼香に行きましょう。ご葬儀終了あたりで喪主へご芳名カード、香典袋、お金全部をお渡ししましょう。

受付のコツは

 ゆっくり落ち着いて、一人一人丁寧に返礼品の引換券とか渡し忘れがないよう、慌てず！急がずに！正確に！ということを心がけてください

本日のまとめ

葬儀の受付を頼まれたら、開式1時間半前ごろまでに葬儀場の受付に集合します。香典とご芳名カードを受け取るフロント係と、香典のお金の管理をするバック係との分業となるのが一般的です。弔問客にご挨拶し１香典に１引換券を渡します。連盟の方はご芳名カードは1枚で書いてもらい、引換券・返礼品の数は喪主の意向・希望の数だけお渡しください。預かった お香典袋と記帳カード、それぞれ例えば右上の余白に、同じ数字を記載して、まとめてバック会計の方に渡します。バック会計の方はその場で袋を開けて中身の金額があっているか？確認し、相違なければお金と香典袋とご芳名カードを各々まとめて保管管理し、ご葬儀終了辺りに喪主へお渡ししましょう。

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